رقم واتساب واحد، يرد عليه الفريق كله

أغلب الشركات بالكويت تبدأ الواتساب على تلفون واحد. يمشي الحال لين يحتاج شخصين يردون بنفس الوقت، أو اللي ماسك التلفون ياخذ إجازة، أو العميل يسمع كلام مختلف من كل واحد يرد عليه. محد يعرف مين رد على شنو، ولما موظف يطلع من الشغل، ممكن محادثاته تطلع وياه.

صندوق الوارد المشترك ينقل المحادثة من التلفون. الرسائل اللي توصل رقم نشاطك تنزل بصندوق واحد، وكل واحد بالفريق يفتحه بحسابه. وكل محادثة توضح مين ماسكها، وشنو انقال قبل، وأي تصنيفات أو ملاحظات حطها الفريق.

العميل ما يلاحظ أي فرق. يراسل نفس الرقم ويوصله الرد من نفس اسم النشاط؛ بس الرد أسرع، ومن شخص يقدر يقرا السالفة من أولها.

قلق نسمعه وايد: صاحب النشاط ماشي على تطبيق WhatsApp Business من سنين وما يبي يتركه. ميزة Coexistence تخلي التطبيق وGallabox يشتغلون على نفس الرقم، فصاحب النشاط يبقى عنده التطبيق على تلفونه، والفريق يرد من صندوق الوارد المشترك.

الـ Coexistence مو زر تشغله بنفسك. دعم Gallabox هو اللي يفعّله على الحساب، وإحنا نتأكد إنه يناسب وضعك قبل ما ننقل الرقم، لأن بعض الأمور تتصرف بشكل مختلف لما الرقم يشتغل بالمكانين. وإذا ما ناسب، البديل رقم مخصص للفريق، ورقم صاحب النشاط يبقى مثل ما هو.

بكل الأحوال، الرقم لازم يكون بحساب أعمالك أنت في ميتا، مو بحساب وكالة أو فريلانسر. إذا اللي ركّبه راح، الرقم وتاريخه يبقون عندك.

بالكويت أول سؤال بالتوزيع غالباً هو اللغة. البوت يسأل بأول رسالة عربي ولا إنجليزي ويصنّف المحادثة، وتروح للفريق اللي يتعامل بهاللغة. من باقة Essential وفوق تقدر تسوي فرق وتوزع المحادثات بالدور داخل كل فريق، عشان ما يطيح الطابور كله على موظف واحد.

السؤال الثاني هو الوقت. وايد محلات وعيادات ومعارض بالكويت تستقبل محادثات لين آخر الليل وبنهاية الأسبوع. الموظف يقدر يحط نفسه غير متاح لما يخلص دوامه، وإعدادات الدوام، من Essential بعد، تقول للعميل متى بيرجع له شخص بدل ما يظل ينتظر. وجداول العطل، لإغلاق العيد والعطل الرسمية، تحتاج Advanced.

رسالة الانتظار، الموجودة بكل الباقات، تقول للعميل إن محادثته وصلت وهو ينتظر موظف. خلها صادقة: قول متى يتوقع الرد، مو «معاك خلال لحظات» الساعة 12 بالليل.

من باقة Essential، خانة الكتابة فيها أدوات ذكاء اصطناعي: تعيد صياغة مسودة ملخبطة لرد أوضح، أو تترجم رسالة، أو تقترح رد من سياق المحادثة. توفر كتابة، خصوصاً للموظف اللي يكتب بلغته الثانية.

بس ما تغني عن الحكم البشري. الموظف اللي يتكلم إنجليزي يقدر يستخدم الترجمة عشان يفهم الرسالة ويكتب مسودة، بس العميل اللي يكتب بالكويتي يستاهل رد أحد قراه زين. نركّب هالأدوات كمسودة أولى، ونظل نوجّه المحادثات العربية لموظفين يتكلمون عربي كل ما سمح الفريق.

الردود المحفوظة تفيد بعد: إجابات عن أوقات التوصيل وسياسة الإرجاع ومواقع الفروع، تنكتب مرة وحدة باللغتين وتنراجع، عشان كل موظف يعطي نفس الجواب بنفس الكلام.

باقة Basic فيها 3 مستخدمين، وهذا حد نهائي: الشخص الرابع يعني تنتقل لباقة أعلى. ومع هذا تعطيك رقم واتساب واحد، وحساب إنستقرام واحد، وودجت موقع واحد بصندوق الوارد المشترك، وهذا يناسب محل صغير يرد فيه شخصين أو ثلاثة.

باقة Essential فيها 6 مستخدمين، وكل مستخدم زيادة بـ 18 دولار بالشهر. وتضيف لين 5 فرق، وصلاحيات أساسية، وتوزيع بالدور، و5 عروض مخصصة لصندوق الوارد، والاتصال البشري على واتساب. وباقة Advanced فيها 10 مستخدمين، والمستخدم الزيادة بـ 24 دولار بالشهر، ولين 10 فرق، و10 عروض مخصصة، وصلاحيات مخصصة، وإخفاء أرقام العملاء. والقنوات الإضافية، مثل رقم واتساب ثاني لفرع ثاني، إضافة بـ 20 دولار بالشهر على Essential وAdvanced.

إخفاء الأرقام يستاهل تفكر فيه بالكويت. لما الموظف ما يشوف رقم العميل، ما يقدر ياخذه لواتساب الشخصي، والعلاقة تظل مع النشاط حتى لو الموظف راح.