ولا شي طبي ينكتب بالمحادثة
واتساب قناة حجز، مو ملف طبي. الموظفة ما تناقش تشخيص ولا نتيجة تحليل ولا جرعة ولا أي تفصيل طبي بالمحادثة، لا باختصار ولا عشان تطمّن مريضة قلقانة الساعة إحدى عشرة بالليل. أول ما تنكتب نتيجة بالواتساب، تكون معلومات المريضة طلعت من العيادة وراحت للموبايل اللي ماسك المحادثة. وهالموبايل يروح البيت، ويتنسخ احتياطياً على حساب شخصي. اكتب القاعدة على ورق ودرّب الفريق عليها: أي شي طبي يتحول لمكالمة من العيادة أو لموعد، ما ينكتب رسالة.
وصور المرضى خط أحمر. ولا أحد يطلب صورة ولا أحد يخزنها بجهاز شخصي. جملة رسّلي لي صورة للمنطقة هي أكثر سبب تنتهي فيه صور جلدية وصور ما بعد العملية بمعرض صور الموظفة، مرفوعة على آي كلاود شخصي، ويشوفها أهلها. إذا التقييم يحتاج صورة، يصير داخل العيادة أو باستشارة مدفوعة وعلى أجهزة العيادة. وإذا رسّلت المريضة صورة من نفسها، تنحفظ بملفها وتنمسح من الجهاز بنفس اليوم.
خل الواتساب على رقم واحد باسم العيادة وبحسابات دخول باسم كل موظفة، مو على موبايل الاستقبال الشخصي. يوم تطلع من الشغل — وهذا يصير واجد بعيادات الكويت — يبقى الرقم والمحادثات والمرضى عندك، مو بجيبها. وبعدها تعامل مع الأرشيف على حقيقته: هالمحادثات فيها أسماء وأرقام مدنية يعطونها الناس من نفسهم وإجراءات محجوزة وفلوس مدفوعة. حدد منو يفتحها، وكم مدة تحتفظ فيها، وامسحها بجدول ثابت. سجل المحادثات اللي فيه بيانات مرضى مسؤولية حفظ سجلات، مو مجرد شات.
الحجز والتأكيد والتذكير — من هني تجي الفلوس
أغلب العيادات بالكويت تجيها الاستفسارات على الواتساب مو على التلفون، وتضيعها بسبب البطء. حط قاعدة واضحة: أي رسالة يترد عليها خلال ١٥ دقيقة بوقت الدوام، ورد تلقائي صريح بعد الدوام يقول متى بيوصل الرد. والرد يكون كامل: ثلاثة مواعيد متوفرة، سعر الكشف بالدينار، المنطقة، ووين يركّن سيارته. الحجز يخلص بثلاث رسائل مو بإحدى عشرة. عِد الأرقام أسبوع كامل — كم استفسار وصل، كم حجز طلع، وكم مريض حضر فعلاً — وبتشوف وين يطيح الرقم بالضبط.
الغياب عن المواعيد أرخص فلوس بالعيادة. أغلب العيادات بالكويت نسبة الغياب عندها بين ١٥٪ و٣٠٪ من الحجوزات، وتذكيرين ينزلونها تحت ١٠٪. رسالة قبل ٢٤ ساعة فيها التاريخ والوقت واسم الدكتور والموقع، ورسالة ثانية قبل ٣ ساعات تقريباً. وكل وحدة تعطي خيار واحد بضغطة: أأكد أو أأجل. التأجيل ربح مو خسارة، لأن الكرسي الفاضي ما يطلّع دينار. شد هالنقطة قبل العيد وطول يوليو وأغسطس، لأن نص الكويت مسافر والحجوزات اللي انحجزت بيونيو تختفي بهدوء.
الاستخدام الثاني الصادق هو تعليمات ما بعد العلاج، ولازم تكون مكتوبة ومعتمدة من الدكتور مرة وحدة، مو مرتجلة من اللي مداوم بالاستقبال ذاك اليوم. ونفس الشي بالبيع بالتجزئة. إذا العيادة تبيع منتجات عناية بالبشرة أو مكملات أو منتجات ما بعد الجلسة، لا تمشي هالمبيعات بالمحادثة برابط كي نت يدوي وسكرين شوت للتحويل. حط الجزء التجاري على متجر خاص فيك بدفع كي نت صحيح وأرسل رابط المنتج بالواتساب. المريضة تدفع بنفسها، والمخزون والأسعار تظل صحيحة، وما في موظفة تتعامل مع بيانات دفع بمحادثة.
أي سؤال طبي يصير موعد، مو رد
اكتب رد واحد معتمد للأسئلة الطبية واستخدمه كل مرة. هذا طبيعي؟ كم جرعة آخذ؟ يناسب بشرتي؟ الجواب هو إن الدكتور لازم يشوفها، وهذي أقرب موعدين. هذا مو تهرب، هذا الجواب الصح، ويحوّل أحسن من رأي مجاني. التشخيص المجاني بالمحادثة مسؤولية على العيادة وهو نفسه سبب إن المريضة ما تحجز، لأنك عطيتها الشي اللي كانت بتدفع عليه.
ونفس الطريقة بالسعر: رقم صريح ونطاق. قول سعر الكشف على طول — أغلب العيادات بالكويت بين ١٥ و٣٠ دينار — لأن إخفاء السعر يرسلها للعيادة اللي بالسالمية اللي ردت عليها. وسعر الإجراء عطها نطاق وقول إن الرقم النهائي يعتمد على التقييم. جملة خاص للسعر تخسر قدام الرد الواضح كل مرة بهالسوق، لأنها تقارن أربع عيادات بنفس الجلسة، واللي رده غامض وبطيء ينشطب أول واحد.
أما الأدوات: تطبيق واتساب بزنس المجاني يكفي إذا الرد على وحدة أو ثنتين. أول ما يصير ثلاث موظفات يحتاجون نفس الصندوق، أو تعدي ٥٠ محادثة باليوم تقريباً، انتقل لواتساب بزنس API وحط بميزانيتك ٣٠ إلى ٨٠ دينار بالشهر للمنصة زائد رسوم كل محادثة. وبالحالتين استخدم التصنيفات: استفسار جديد، محجوز، حضر، متابعة مطلوبة. راجعها كل يوم أحد. إذا ما تقدر تقول كم استفسار واتساب تحول لموعد حضر فعلاً الأسبوع اللي طاف، فأنت ما تبيع بالواتساب، أنت بس تسولف.